Die Digitalisierung treibt nicht nur die Möglichkeiten, sondern auch die Anforderungen an das eigene Unternehmensmanagement voran. Wer in Zeiten von Industrie 4.0 wettbewerbsfähig bleiben möchte, kommt nicht um transparente Geschäftsprozesse herum, welche durch spezialisierte Software dokumentiert, ausgelesen sowie ausgewertet werden. Da kann es schnell geschehen, dass bestehende Managementsysteme an die Grenzen gelangen. Um dem steten Wandel gerecht zu werden, sucht man nach schnellen Lösungen.

Not macht erfinderisch.

Viele Unternehmen vertrauen bspw. auf ihr bestehendes ERP-System. Soll zusätzlich zur Ressourcenplanung auch der gesamte Bereich der Instandhaltung oder des Facility Managements digital verwaltet werden, führt der erste Weg meist dahin, dass das vorhandene ERP-System mit neuen Tools für den technischen Bereich erweitert wird.
Das System wird mit den neuen Hilfsmitteln zurechtgebastelt und um technische Limitierungen herum gebogen. Nach der Kreativität folgt Ernüchterung: Daten werden nicht korrekt ausgespielt, Schnittstellen funktionieren nicht, wie sie sollten.

Auch die Instandhalter sind nicht amüsiert. Die Handhabung des zurechtgebastelten ERP-Systems überfordert mit überladenen Oberflächen und zu vielen offenen Fenstern und Masken. Die Abwicklung der Aufträge gestaltet sich dadurch kompliziert und dauert wegen zeitintensiven Informationssuchen umso länger. Aufgrund fehlender Stammdaten ergänzen Papierdokumentationen, Outlook-Ordner und Excellisten das Chaos.

Die Kombination aus analogen und verschiedenen digitalen Werkzeugen sorgt auf allen Ebenen für Intransparenz. Kündigt ein Mitarbeiter oder fällt er krankheitsbedingt aus, fällt es noch schwerer, Informationen zu finden.